De nombreuses entreprises doivent planifier les tournées et les déplacements de leurs équipes sur le terrain. Cela peut être des agences de livraison, de transport, d’intervention ou de visites clients, etc. Ces opérations impliquent la planification et la gestion des trajets, la coordination des techniciens, la maîtrise des coûts et la prise en compte de nombreuses données en temps réel. Sans outil adapté, les erreurs d’organisation sont fréquentes et onéreuses. Pour y remédier, le recours à un logiciel d’optimisation de tournée devient une solution efficace et stratégique. Comment faire alors pour profiter des avantages de cet instrument avancé ?
En quoi consiste un logiciel d’optimisation de tournée ?
L’optimisation des tournées est un processus qui consiste à planifier et organiser les déplacements de véhicules ou des opérateurs de manière fiable. En d’autres termes, il s’agit de l’ensemble des tâches à réaliser en tenant compte de diverses contraintes, telles que :
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- Les horaires
- La capacité des intervenants
- Les besoins des clients
Pour gérer et optimiser ces opérations, les gestionnaires sont recommandés d’exploiter un instrument spécifique, dont le logiciel d’optimisation de tournée. Appelée aussi logiciel d’optimisation de planning, cette solution est un moyen de programmer les livraisons, mettre en ordre et superviser les trajets sur terrain, ainsi que les activités à faire. Ex. Le transport… Il les aide à répartir la charge de travail, suivre les tournées en temps réel et améliorer la performance globale de la flotte.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel
Un logiciel d’optimisation de tournées offre de nombreuses fonctions pour simplifier le travail des responsables opérationnels. Elles permettent de centraliser les informations, d’automatiser certaines tâches (comme la livraison) et de rendre les données accessibles et exploitables pour tous les collaborateurs.
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Personnalisation des données
Les gestionnaires requièrent la configuration des outils utilisés dans le travail selon leurs priorités et leurs contraintes. Ils s’engagent à ce que tout s’adapte aux besoins spécifiques de chaque activité. Pour ce faire, ils emploient le logiciel d’optimisation de tournée pour :
- Créer des formulaires adaptés aux missions, telles que le transport ou la livraison, des professionnels et à leurs spécificités
- Centraliser et optimiser les données clients, la visite et les tournées pour un suivi précis et structuré
- Offrir aux membres la possibilité de modifier, afficher et enrichir les informations en fonction de ce qui se passe sur le terrain
Cette solution leur garantit de consulter et mettre à jour les données directement depuis leur mobile. Cela procure une visibilité immédiate sur les tournées et les livraisons. Cela facilite également la gestion et la planification des circuits, et contribue à un service client à la fois plus réactif et performant.
Génération automatique de rapports PDF
Il est essentiel de centraliser et synthétiser les données liées aux tournées de manière rapide et fiable. Cela demande du temps et de différentes ressources. Mais avec le logiciel d’optimisation de planning, il est possible de :
- Générer des rapports sur mesure pour chaque client, technicien ou véhicule selon les exigences professionnelles
- Contrôler précisément en temps réel les tournées, dont les livraisons, le transport et les trajets en route afin de détecter les axes d’optimisation
- Automatiser les solutions et la production de documents sur un support PDF en respectant les algorithmes API
L’utilisation du logiciel d’optimisation des tournées réduit donc les tâches répétitives. Cela aide les planificateurs à gagner du temps et à limiter les dépenses associées. Ils pourront se concentrer sur l’optimisation des trajets en kilomètre, etc.
Intégration avec d’autres outils
Pour bénéficier des atouts d’un logiciel d’optimisation de tournée, il est recommandé d’associer cette solution à d’autres outils. Cela vise à fluidifier les opérations et centraliser les données. Les professionnels qui s’occupent de la gestion ou de la planification des tâches doivent synchroniser le logiciel avec :
- Un CRM pour suivre en temps réel avec précision les comportements des clients, les tournées et les requêtes
- Des ERP afin de centraliser et optimiser les données sur le transport, les livraisons, les itinéraires et toute opération logistique
- Des applications comptables pour automatiser la génération de rapports, suivre les dépenses et optimiser la gestion des ressources
Avant tout usage, il est primordial de vérifier la comptabilité avec les systèmes existants. Cela assure une interconnexion fluide des données clients, des tournées et des livraisons. Cette vérification permet de prévenir les erreurs et de faciliter la gestion et la planification des opérations.
Données analytiques et reporting
Les utilisateurs du logiciel d’optimisation de tournée et de livraison sont contraints de disposer de données analytiques efficaces et de reporting personnalisé. Ces éléments les guident dans le suivi des KPIs et l’anticipation des besoins du terrain.
En exploitant ces informations, ils seront en mesure d’évaluer et d’optimiser la performance des intervenants, comme les chauffeurs. Cette supervision et cette solution rationalisent la répartition des missions et les interventions.
Portail client
Les prestataires de services (y compris les gestionnaires des tournées) donnent à leur cible une interface accessible et intuitive pour valoriser l’expérience client. Les clients seront donc autorisés à :
- Reprogrammer leurs rendez-vous ou livraisons en ligne, selon leurs disponibilités
- Accéder à l’historique des tâches réalisées pour un suivi détaillé
- Télécharger ou consulter leurs documents et rapports liés aux services reçus
Cet espace client leur donne l’opportunité de paramétrer leurs préférences de notifications. Cette fonctionnalité assure ainsi une communication claire et adaptée à leurs besoins et à leurs attentes.
Avantages d’utilisation du logiciel d’optimisation du planning
Pour l’entreprise, l’usage du logiciel permet de regrouper les informations, d’organiser plus efficacement les tournées et de gérer de manière optimale les ressources. Cela aide à diminuer les dépenses, accroître la performance opérationnelle et suivre facilement les indicateurs clés. Son exploitation assure même le retour sur investissement.
Les employés opérationnels bénéficient aussi de divers avantages. Ils gagnent un ordonnancement clair avec un accès aux données en temps réel sur différents écrans. Cela simplifie la gestion, la planification et la réalisation des tâches, telle que la livraison, réduit les déplacements inutiles et renforce la productivité.
L’utilisation de cette technologie garantit également la satisfaction des clients. Lorsqu’ils sont contents des services rendus, ils participent activement à l’expansion de la notoriété et à la mise en avant de leur prestataire.
Comment trouver le bon logiciel ?
Il existe divers logiciels d’optimisation de tournées sur le marché. En choisissant la meilleure option, les employés bénéficieront de tous ces avantages. Si vous souhaitez alors employer ce type d’application, veillez à :
- Évaluer la compatibilité avec les systèmes existants
- Comparer les options avancées incluses
- Vérifier l’accès à la plateforme et la rapidité du chargement des pages
- Privilégiez celui qui offre une personnalisation des données et des notifications
- Tester la facilité d’emploi
Afin de faciliter votre analyse, n’hésitez pas à consulter les avis des autres personnes et des professionnels. Ils vous fourniront des témoignages, des recommandations et des avis d’experts.
